Với mỹ phẩm nhập khẩu từ Trung Quốc, các vấn đề cần kiểm tra từ sớm gồm phân loại sản phẩm, công dụng, thành phần, Giấy ủy quyền, CFS, Phiếu công bố, nhãn hàng hóa và hồ sơ PIF.
1. Nhập khẩu mỹ phẩm nội địa Trung Quốc có cần số công bố không?
Đối với mỹ phẩm nhập khẩu để lưu thông tại Việt Nam, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục công bố sản phẩm theo quy định. Cơ quan thực hiện thủ tục cấp số tiếp nhận đối với mỹ phẩm nhập khẩu là Cục Quản lý Dược – Bộ Y tế. Thủ tục hiện được công bố với mã 1.002088 – Cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu.
Một điểm doanh nghiệp cần hiểu đúng là số tiếp nhận Phiếu công bố không phải giấy chứng nhận chất lượng hay giấy chứng nhận sản phẩm an toàn tuyệt đối. Theo Thông tư 06/2011/TT-BYT, số tiếp nhận thể hiện việc doanh nghiệp đã khai báo sản phẩm với cơ quan quản lý; doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm về tính an toàn, hiệu quả và chất lượng của mỹ phẩm, đồng thời sản phẩm có thể được kiểm tra hậu mại.
Vì vậy, việc một sản phẩm nội địa Trung Quốc đang được bán tại Trung Quốc, có mã QR, giấy phép sản xuất hoặc các giấy tờ của Trung Quốc không đồng nghĩa sản phẩm đã đáp ứng điều kiện để lưu thông tại Việt Nam.
Đặc biệt, doanh nghiệp không nên đợi đến khi hàng đã về cửa khẩu mới bắt đầu làm công bố. Với hàng nhập khẩu đường bộ, việc chuẩn bị hồ sơ sản phẩm nên được thực hiện trước khi điều xe đưa hàng về Việt Nam.
2. Hồ sơ công bố mỹ phẩm Trung Quốc gồm những gì?
Theo thủ tục hiện hành, hồ sơ cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu tập trung vào ba nhóm tài liệu quan trọng: Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm, Giấy ủy quyền và CFS.
Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm
Đây là tài liệu trung tâm của thủ tục công bố. Doanh nghiệp phải khai chính xác thông tin về sản phẩm, bao gồm tên sản phẩm, dạng sản phẩm, công dụng, nhà sản xuất, đơn vị chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường và thành phần.
Đặc biệt, tên sản phẩm phải được thể hiện theo quy định và công dụng công bố phải phù hợp với hướng dẫn về tính năng sản phẩm mỹ phẩm của ASEAN.
Đối với mỹ phẩm nội địa Trung, không nên lấy nguyên văn nội dung quảng cáo trên website hoặc sàn thương mại điện tử Trung Quốc để đưa vào Phiếu công bố. Những nội dung mang tính điều trị như chữa bệnh, trị viêm, điều trị nám hoặc các công dụng vượt khỏi phạm vi mỹ phẩm cần được kiểm tra kỹ trước khi thực hiện hồ sơ.
Giấy ủy quyền
Giấy ủy quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm là tài liệu cần đặc biệt lưu ý khi nhập mỹ phẩm Trung Quốc.
Doanh nghiệp phải xác định rõ:
Nhà sản xuất → chủ sở hữu sản phẩm/thương hiệu → đơn vị thương mại → doanh nghiệp Việt Nam.
Không phải công ty Trung Quốc nào bán sản phẩm cũng có quyền ký Giấy ủy quyền cho doanh nghiệp Việt Nam.
Với mỹ phẩm nhập khẩu, Giấy ủy quyền phải đáp ứng các yêu cầu về nội dung và hình thức theo quy định, trong đó có yêu cầu về chứng thực chữ ký và hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo quy định áp dụng.
CFS – Giấy chứng nhận lưu hành tự do
CFS là một trong những chứng từ doanh nghiệp nên kiểm tra trước khi ký hợp đồng nhập khẩu.
Theo quy định, CFS dùng trong hồ sơ mỹ phẩm nhập khẩu phải đáp ứng các yêu cầu về chủ thể cấp, tình trạng hiệu lực và hình thức pháp lý theo quy định hiện hành. Thông tư 34/2025/TT-BYT đã sửa đổi, bổ sung một số quy định của Thông tư 06/2011/TT-BYT và có hiệu lực từ 18/08/2025, vì vậy doanh nghiệp không nên áp dụng máy móc các checklist CFS từ những bài hướng dẫn cũ.
Với hàng Trung Quốc, cần kiểm tra CFS theo chuỗi:
Cơ quan cấp → nhà sản xuất → tên sản phẩm → tình trạng lưu hành → thời hạn → hình thức chứng thực/hợp pháp hóa → sự thống nhất với Giấy ủy quyền và Phiếu công bố.
3. Quy trình xin số công bố mỹ phẩm nhập khẩu từ Trung Quốc
Doanh nghiệp có thể triển khai theo quy trình 5 bước sau:
Bước 1: Kiểm tra sản phẩm trước khi đặt hàng
Thu thập đầy đủ thông tin về:
- Tên sản phẩm và thương hiệu
- Công dụng
- Thành phần
- Nhà sản xuất
- Chủ sở hữu sản phẩm
- Địa chỉ cơ sở sản xuất
- Hình ảnh bao bì
- Catalogue hoặc tài liệu kỹ thuật
- CFS
- Giấy ủy quyền
Mục tiêu là xác định sản phẩm có phù hợp phạm vi quản lý mỹ phẩm tại Việt Nam hay không trước khi bỏ chi phí nhập hàng.
Bước 2: Kiểm tra công dụng và thành phần
Đây là bước thường bị bỏ qua khi nhập hàng nội địa Trung.
Doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào tên sản phẩm hoặc nội dung marketing. Cần đối chiếu công dụng – thành phần – dạng sản phẩm – cách sử dụng để xác định đúng bản chất sản phẩm.
Thông tư 06/2011/TT-BYT quy định việc công bố tính năng sản phẩm mỹ phẩm phải đáp ứng hướng dẫn của ASEAN.
Bước 3: Chuẩn bị Giấy ủy quyền và CFS
Sau khi xác định sản phẩm phù hợp, doanh nghiệp làm việc với nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm để chuẩn bị hồ sơ.
Đây là giai đoạn nên xử lý sớm nhất vì nếu nhà cung cấp không có CFS phù hợp hoặc không có quyền cấp Giấy ủy quyền, việc sửa hồ sơ có thể kéo dài hơn thời gian vận chuyển hàng về Việt Nam.
Bước 4: Nộp hồ sơ công bố
Hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu được thực hiện với Cục Quản lý Dược – Bộ Y tế thông qua hệ thống theo quy định. Cổng Dịch vụ công Quốc gia hiện ghi nhận thủ tục cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu với mã 1.002088.
Theo thủ tục được công bố, Cục Quản lý Dược tiếp nhận và xử lý hồ sơ; với hồ sơ hợp lệ và đã hoàn thành phí, thời gian cấp số tiếp nhận là 03 ngày làm việc. Trường hợp hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu, cơ quan tiếp nhận sẽ thông báo nội dung cần sửa đổi, bổ sung theo quy định.
Bước 5: Kiểm tra hồ sơ trước khi vận chuyển hàng
Sau khi có số tiếp nhận, doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra:
Sản phẩm thực tế → nhãn → số công bố → Giấy ủy quyền → CFS → invoice → packing list → vận đơn → hồ sơ hải quan.
Không nên hiểu rằng có số công bố là toàn bộ thủ tục nhập khẩu đã hoàn tất.
4. Có số công bố rồi cần làm gì trước khi đưa mỹ phẩm về Việt Nam?
Một trong những lỗi phổ biến là doanh nghiệp hoàn thành công bố nhưng lại không kiểm tra sự thống nhất giữa hồ sơ và hàng hóa thực tế.
Với hàng mỹ phẩm nội địa Trung Quốc, cần đối chiếu tối thiểu:
Tên sản phẩm – thương hiệu – nhà sản xuất – xuất xứ – thành phần – công dụng – số lô – hạn dùng – nhãn – bao bì thực tế.
Đặc biệt, hàng nội địa Trung thường có bao bì bằng tiếng Trung. Doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu về nhãn hàng hóa và nhãn phụ tiếng Việt trước khi đưa sản phẩm lưu thông trên thị trường.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần lưu giữ PIF – Product Information File, Hồ sơ thông tin sản phẩm. Theo quy định quản lý mỹ phẩm, PIF bao gồm các nhóm tài liệu liên quan đến hành chính và thông tin sản phẩm, chất lượng nguyên liệu, chất lượng thành phẩm, an toàn và hiệu quả.
Đây là điểm rất quan trọng trong hoạt động hậu kiểm. Bộ Y tế cũng đang tăng cường kiểm tra hoạt động kinh doanh mỹ phẩm, trong đó có việc kiểm tra công bố sản phẩm, PIF, sự phù hợp giữa thông tin công bố với sản phẩm thực tế, nhãn, nguồn gốc xuất xứ và hồ sơ nhập khẩu.
Do đó, doanh nghiệp không nên hiểu có số công bố = hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ quản lý mỹ phẩm.
5. Kinh nghiệm nhập mỹ phẩm nội địa Trung Quốc chính ngạch đường bộ
Với mô hình nhập khẩu Trung Quốc – Việt Nam bằng đường bộ, LTP Logistics khuyến nghị doanh nghiệp kiểm soát hồ sơ theo trình tự:
Kiểm tra sản phẩm → phân loại mỹ phẩm → kiểm tra công dụng và thành phần → xác định nhà sản xuất/chủ sở hữu → chuẩn bị Giấy ủy quyền → kiểm tra CFS → xin số công bố → kiểm tra nhãn → chuẩn bị chứng từ thương mại → vận chuyển → khai hải quan → thông quan → lưu thông.
Trong đó, ba vấn đề nên được xử lý trước khi điều xe là:
Một là, sản phẩm có đủ điều kiện để công bố tại Việt Nam hay không.
Hai là, nhà cung cấp có cung cấp được Giấy ủy quyền và CFS phù hợp hay không.
Ba là, thông tin trên hồ sơ có thống nhất với hàng hóa thực tế hay không.
Đặc biệt với hàng nội địa Trung Quốc, doanh nghiệp nên xác minh rõ ai là nhà sản xuất, ai là chủ sở hữu thương hiệu và ai có quyền ủy quyền cho doanh nghiệp Việt Nam.
Đường bộ có ưu thế về thời gian vận chuyển, nhưng nếu hồ sơ pháp lý chưa hoàn chỉnh thì tốc độ vận tải không thể bù cho thời gian xử lý chứng từ. Một bộ hồ sơ sai CFS, sai chủ thể ủy quyền hoặc thông tin sản phẩm không thống nhất có thể làm ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch nhập hàng và thông quan.
Vì vậy, với mỹ phẩm nhập khẩu Trung Quốc, phương án kiểm soát hiệu quả là xử lý pháp lý sản phẩm trước, logistics sau.
Kết luận
Thủ tục nhập khẩu mỹ phẩm nội địa Trung Quốc chính ngạch cần được chuẩn bị từ trước khi hàng rời Trung Quốc. Doanh nghiệp cần kiểm soát đồng thời số tiếp nhận Phiếu công bố, Giấy ủy quyền, CFS, PIF, nhãn hàng hóa và bộ chứng từ nhập khẩu.
Đặc biệt, Thông tư 34/2025/TT-BYT đã sửa đổi quy định quản lý mỹ phẩm và có hiệu lực từ ngày 18/08/2025. Vì vậy, doanh nghiệp nên sử dụng quy định hiện hành khi chuẩn bị hồ sơ thay vì dựa hoàn toàn vào các checklist công bố mỹ phẩm cũ.
Với doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp nhập mỹ phẩm Trung Quốc chính ngạch đường bộ, LTP Logistics có thể hỗ trợ kiểm tra chứng từ, phối hợp với nhà cung cấp Trung Quốc và tổ chức vận chuyển hàng về Việt Nam theo kế hoạch thông quan.
FAQ
- Mỹ phẩm nội địa Trung Quốc có cần công bố tại Việt Nam không?
Có, nếu sản phẩm thuộc phạm vi mỹ phẩm nhập khẩu để lưu thông tại Việt Nam thì doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục công bố theo quy định.
- Ai cấp số công bố mỹ phẩm nhập khẩu?
Cục Quản lý Dược – Bộ Y tế thực hiện thủ tục cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu.
- Hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu gồm những gì?
Hồ sơ trọng tâm gồm Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm, Giấy ủy quyền và CFS theo quy định áp dụng.
- Có số công bố mỹ phẩm có nghĩa là sản phẩm đã được chứng nhận chất lượng không?
Không. Số tiếp nhận Phiếu công bố không có giá trị chứng nhận sản phẩm đáp ứng toàn bộ yêu cầu về an toàn, hiệu quả và chất lượng.
- Nhập mỹ phẩm Trung Quốc đường bộ có nên làm công bố trước khi hàng về Việt Nam không?
Nên hoàn thiện và kiểm tra hồ sơ pháp lý trước khi điều xe đưa hàng về Việt Nam để hạn chế rủi ro phát sinh tại cửa khẩu.
